Tipps für die Organisation elektronischer Dateien

Unser Arbeitsalltag hat sich sehr gut an die Elektronik-enhanced Workstation angepasst. Heute sind wir in der Lage, mit exklusiven Arbeit verwandte Dokumente und Präsentationen zu arbeiten, buchstäblich in Tausend, gleichzeitig und innerhalb von Sekunden. Allerdings nur in der realen Welt, der abgeschirmten Arbeitsplatz-auch das muss organisiert werden, insbesondere die Dateien. Sie brauchen, um effektiv zu planen und zu trennen besonderen markierter Ordner Grafiken, Arbeit Dateien, Präsentationen und Kommunikation Dokumente in elektronischer Form unterzubringen. Sobald die Arbeit beginnt eine chaotische Bildschirm und eine Vielzahl von Access Points werden nur zu Verwirrung führen, sollten Sie an jedem beliebigen Punkt in der Zeit, Rake aus einem älteren Dokument gefragt werden, in Abwesenheit eines dedizierten Backup-Software.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, mit denen Sie effizient organisieren die elektronischen Dateien und zugänglich zu machen, wann und wie Sie wollen. Die Verwaltung der Dateien nicht nur die Übersichtlichkeit und E-Abfall, sondern bietet Ihnen auch eine große Chance, ein Back-up zu generieren für jedes der Dokumente und Ordner. Organisation von elektronischen Dateien enthält Heilswerk Dateien auf der Festplatte, die ein gemeinsames Netzwerk ist, um die Zeit in der "Jagd" investiert zu reduzieren. Doch vor Berücksichtigung oder alle die elektronische Datei organisieren Tipps, müssen Sie sich mit bestimmten integrierten Suchfunktionen vertraut zu machen.

Tipps für die Organisation Elektronische Dateien:

Optimieren Sie die Nutzung des 'Documents' Feature: Windows Vista bietet Ihnen exklusiven Zugriff auf die "My Documents"-Funktion, die primär in der Datei-Organisation Prozess ist. Ein einfacher Klick auf "Dokumente" ermöglicht Ihnen den Zugriff und Speicherung der relevanten Dokumente. Dann können Sie sie entsprechend zu kennzeichnen nach Datum oder die Art der Inhalte und stapeln Sie die Dateien, wie zB PDF-Dateien, ordentlich. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Unterordner, die es einfacher, ein Backup der Dateien und Ordner erzeugen zu halten.

Separate Dateien und Ordner: Es ist sehr wichtig, eine separate Berücksichtigung der individuellen Arbeit zugehörigen Dateien und Ordner zu halten. Dies hilft, die wieder für die Datenwiederherstellung und Zugriff auf exklusive Inhalte ohne einen Streit generiert optimieren. Sie sollte eine Namensgebung und Index-Schema beim Speichern von Dateien und Ordnern, um eine spätere Suche einfach. Es hilft eine Menge zu halten die Namen der elektronischen Dateien kurz und leicht erkennbar sein.

Sondern Laufende und abgeschlossene Aufgabe Folders: Sie sollten Trennung die aktuelle Verantwortung Ordner aus der Vergangenheit, erledigten Aufgaben. Eine einzelne Buchstaben oder numerische Anzeige wird genügen, um eine unnötige Verzögerung zu vermeiden, wenn Sie versuchen, eine bestimmte Aufgabe auf der Hand zu finden. Sie entwickeln könnte ein Archiv-Ordner und erzeugen einen wieder auf sicher sein, dass der Inhalt und Statistiken zur Verfügung stehen, wann immer Sie sie benötigen.

Übernehmen Sie die 3-view Ansatz: Dies ist ein Ansatz, der gemeinhin von den Bibliotheken übernommen. Bei diesem Ansatz für die Arbeit im Zusammenhang elektronischen Dateien die Stapelung muss so beschaffen sein, dass Sie in der Lage, 'content', 'Schöpfer oder Task-Manager "und" Datum "auf einen Klick zugänglich sind. Das Upgrade der Ordner wird einfacher auf diese Weise und nur im Falle einer Deletion oder Austausch, sind Sie in der Lage, gelöschte Dateien wiederherzustellen und identifizieren die wesentlichen Inhalte und Unterordner sofort.

Generieren eines dynamischen Change-System: Sie sollten im Idealfall erzeugen eine Indexierung mit denen Sie bestimmte, nummerierte Informationen in Bezug auf Dokumente, die nach der Fertigstellung verschoben wurden zugreifen können. Eine solche Datei-System hilft Ihnen regelmäßige Updates zu organisieren. Organisieren elektronische Dateien auf der Workstation können Sie halten die Desktop-oder Laptop-Computer Krempel befreit und bereit für den schnellen Zugriff auf alle gespeicherten Dateien an jedem beliebigen Punkt. Datenmanagement ist eine wichtige Überlegung und heute sind eine Reihe von Unternehmen geben die Inhouse-Teams Hands-on Training in die Art und Weise zu organisieren und Dateien effektiv.